Birleştirilmiş İletişim (Unified Communications) Nedir?

Unified Communications gerçek zamanlı iletişim servisleri olan anlık mesajlaşma (chat), durum bilgisi, telefonla haberleşme (IP telefonlar dahil) video konferans, veri paylaşımı gibi servislerin ve bunlara ek olarak gercek zamanlı iletişim servisleri olmayan SMS, sesli mesaj, eposta ve fax gibi servislerin birbirine entegre biçimde çalışmasıdır. UC tek bir ürün değil aksine bir ürünler grubu olarak düşünülebilir. Bu ürünler bütünü kullanıcıya tek bir arayüzden sunulur ve birden çok cihaz üzerinden kullanıcıya istediği gibi iletişime geçme şansı tanınır.

UC dijital sinyalleşmeden IP televizyona TCP/IP üzerinden yapilan her türlü iletişim tipini kapsar. UC kullanıcının bir cihaz üzerinden gönderdiği bir mesajı farklı bir cihaz üzerinden okumasına izin verir. Örneğin kendisine sesli eposta gelen biri bunu internet üzerinden eposta adresine girerek dinleyebilir ya da cep telefonu üzerinden de dinleyebilir. Eğer sesli postayi gönderen kişi o anda çevrim içi ise, kişi kendisine gelen sesli epostaya doğrudan mesaj ile ya da video konferans ile cevap verebilir. Eger karşısındaki o anda çevrimiçi değilse email veya sms gibi gercek zamanli olmayan iletisim metodlarini seçerek cevap verebilir.

Birleştirilmiş İletişim (Unified Communications) Tanımı

UC her türlü insan cihaz iletişimini otomatikleştirip birleştiren, günümüzde büyük hızla gelişen bir teknolojidir. Amaci iş süreçlerini hızlandırmak, iletişimdeki gecikmeleri azaltmak ve kullanıcılara cihazdan bağımsız çözümler sunmaktır.

İletişimdeki Gecikmeler

UC başlıca amacı iletişimdeki cevap alma sürelerini mümkün olduğunca azaltmaktır. Bu özellikle bilgiye dayalı karar verme mekanizmalarında hayati önem taşımaktadır. Örneğin iki günde tamamlanacak bir iş iletişimdeki yavaşlık yüzünden karşı tarafa bir gün gecikmeli ulaşırsa o işin tamamlanması üç gün sürer. UC'nin amaci gecikmeyi mümkün olduğunca azaltmaktır. UC'nin odaklandığı ana konular şunlardır: Sesli iletişim sistemleri, veri iletim ağları, Bilgi işlem teknolojileri, mobil iletişim ve video konferans servisleri.

Tarihi ve Gelişimi

Önceleri iş dünyasında iletişim, yerel telekomunikasyon şirketi tarafından, şirketlere tahsis edilen PBX hatlardı. Şirket kendi içindeki iletişimde bu özel santralleri kullanırdı. Bu santrallerin bakımı ve işletilmesi yerel telekomunikasyon firmasına aitti ve bu şirketlere sürekli masraf demekti. Zamanla bu PBX hatlar daha özelleşti şirketler kendi içlerinde kendi PBX santrallerini kurdular. Her sorun çıktığında yerel telekomunikasyon şirketine gitmemek için, bu sistemlerin bakımını ve işletilmesini bilen elemanlar işe aldılar. Şirketlerin bu derece kendi özel sistemlerini kullanmaya başlaması şirketleri daha güçlü, kullanımı ve bakımı kolay  iletişim sistemleri kullanmaya itti.

İlerleyen yıllarda şirketler bünyelerinde IP ağları kurdular. Eski PBX çözümleri yerine şirketler iletişim içinde bu IP altyapısını kullanmaya başladılar. İlerleyen yıllarda Nortel, Avaya ve Cisco gibi telekomunikasyon devleri kendi  PBX sistemlerinin IP altyapısıyla konuşmasını sağlayan dönüştürücüler geliştirdi. PBX devreler üzerinden gelen datanın bu dönüştürücüler ile IP ağına aktarılıp karşı tarafa iletilmesine Voice Over IP (VoIP) denildi. Fakat bu sistem datanın PBX ten IP'ye IP'den PBX'e geçebilmesi için dönüstürücüler kullanılmasını gerektiriyordu. Siemens, Avaya ve Nortel gibi firmaların geleceğin bu PBX çözümlerini kaldırıp yerlerine tamamen IP tabanlı çözümler sunmakta olduğunu gördüler ve böylece IP üzerinden ileitişim çağı başlamış oldu.

Bu yeni sistemde iletişim için kullandığımız cihaz bakır tele bağlı telefon olmak zorunda değildi, bir IP telefon veya bir bilgisayar olabilirdi.

UC'da artik ana amaç sadece telefonla iletişim olmaktan çıkmış kişinin sahip olduğu her türlü cihazı iletişimde kullanabilmesi amaçlanmıştı.

Bütün bu gelişmelere rağmen UC için hala eksik olan birşeyler vardı. Sunulan bütün çözümler özel şirketler tarafından sunuluyordu. 2008 yilinda Asteriks üzerine kurulu Druid ve elastiks adında iki açık kaynak kodlu UC çözümü geliştirildi. Amaç açık kaynak kod camiasının UC tanımını tam olarak anlamasi ve bu alanda söz sahibi olmasıydı.

Bu arada IBM, IBM Lotus Sametime 7.5 ürünü ve UC ile alakalı olan IBM WebSphere Unified Messaging, IBM Global Technology Services - Converged Communication Services gibi ürünler ile UC  piyasasina giriş yaptı. 2007 Ekim ayında Microsoft Office Communications Server ile UC piyasasina giriş yaptı. Mart 2008 yılında Unison Technologies, Unison isimli Linux ve Windows üzerinde çalışan yazılım tabanlı UC ürününü piyasaya sürdü.

Mayıs 2010 tarihinde Unified Communications Interoperability Forum (UCIF, Birleşik İletişim Uyumluluk Forumu) kuruldu. HP, Juniper Networks, Logitech / Lifesize, Microsoft ve Polycom'un desteğiyle kurulan bu organizasyonun gorevi UC çözümleri arasındaki uyumluluğu denetlemek, test etmektir.

UC'nin Bileşenleri

UC birden fazla bileşenin entegre olarak çalışmasından oluşur. UC tek bir ürün değil bir çözümler birleşimi olarak düşünebiliriz. UC basitçe şu bileşenlerden oluşur (Fakat bunlarla sınırlı değildir): çağrı 

işleme, anlık mesajlaşma, durum bilgisi, anlık mesajlaşma, tele konferans ve iş akışı entegrasyonu. Durum bilgisi UC içindeki en önemli bileşenlerden biridir. Durum bilgisi sayesinde iletişime geçmeye çalıştığınız nerede olduğunu ve  ulaşılabilir olup olmadıklarını bilebilirsiniz. UC basitçe kullanıcıların halihazırda kullandıkları sistemleri bir araya getirmek ve bunların entegre çalışmasını sağlamaktır. Örnek olarak UC teknolojisi ile farklı yerlerde yaşayan iki kişi aynı proje üzerinde rahatlıkla çalışabilir. Kullanıcılar aradıkları kişiyi kullandıkları cihazın rehberinden saniyeler içinde bulup ona SMS, email gönderebilir gerekiyorsa sesli ve görüntülü arama yapabilirler. Başka bir örnek ise, bir müşteri hizmet aldığı bir firmayı yardım için aradığında karşıdaki şirket çalışanı müşterinin yardım almak istediği konuyu listeden seçer ve bu konunun uzmanı şirket çalışanları listelenir. Bu listeden o anda durumu uygun olanı arayıp müşteriye çok hızlı bir şekilde cevap dönebilir. Bu da bir diğer UC örneğidir. Fakat böyle bir sistem olmasaydı çalışan mail veya telefonla konunun uzmanı kişiyi bulmaya çalışacak ve müşteriye verilen cevap gecikecekti.

UC şirketlerin iş akışına kullandıkları araçlara o derece entegre edilir ki, önceki örnekte verdiğimiz gerektiğinde uygun kişinin bulunması işi insanlar tarafından değil bu entegre sistemler tarafından yapılır. Bir iş sürecinde insan müdahelesi gereken yerde sistem otomatikman o müdaheleyi yapacak kişiyi bulur email, SMS veya doğrudan çağrı yaparak bilgilendirir.

Bu açıdan bakıldığında durum (presence) kavramı değişir. Durum bilgisi genelde anlık mesajlaşmada kullanılan bir kişinin ulaşılabilir olup olmadığını, ulaşılabilirse meşgul mü değil mi ya da diğer durumlarını belirten bir kavramdır. Fakat iş akışı içerisinde kullanılan "durum" kavramı belli özellik ve yeteneklerdeki kişiyi bulmak anlamına gelir. Türkçe de daha çok "uygunluk" olarak düşünebiliriz. 

Günlük Hayatta UC

UC nin tanımını buraya kadar yaptıktan sonra günlük hayattaki kullanımlarına geçebiliriz. UC nin iş dünyasında sayısız kullanımları vardır. UC çalışanlarının iş arkadaşlarının o anda nerede olduklarını bilmemizi sağlar örneğin arabalarındamılar yoksa evden mi çalışıyorlar. UC ayrıca kontaklarımızın ne çeşit iletişim cihazlarını kullandıklarını görmemizi sağlar. Cep telefonu, email veya anlık mesajlaşma kullanıyorlar mı? Bunlardan hangileri ile onlara ulaşabilirim. UC sayesinde bir dokumani anında iş arkadaşınızla paylaşabilir aynı yerde olmasanız bile bu doküman üzerinde beraber çalışabilirsiniz. El bilgisayarı sayesinde bir  ürünün fiyatını kontrol edebilirsiniz. Müşteriden gelen bir problem ile ilgili başka bir iş arkadaşınızdan yardım almak istiyorsanız ona anında ulaşabilirsiniz.     

UC Kimler Kullanmalı?

UC en çok bilgi işlem danışmanlık müşteri hizmetleri gibi alanlarda çalışanlara veya bu alanların beraber kullanıldığı sektörün çalışanlarına hitap etmektedir. Mobil iletişimin oldukça gelişmiş olmasından dolayı iş gücünün tek biryerde toplandığı eski model iş modelleri artık popülerliğini yitirmeye başladı. UC çok farklı sistemler aracılığı ile insanların iletişime geçmesini sağlayan bir model olması dolayısı ile firma çalışanlarının yaptıkları işe göre onlara özel çözümler sunulmasına imkan tanıyabilir. İşi sürekli masabaşında oturmak olan biri gelen mailleri mesajları bilgisayarından okuyorken daha mobil bir çalışan emaillerini telefonundan okur. Masabaşındaki çalışanı aradığınızda bilgisayardaki sesli konuşma programı çalarken daha mobil olan başka bir çalışanı yine şirket numarasından aradığınızda onun cep telefonu çalabilir.

Not: Wikipedia'daki Unified Communications yazısının çevirisidir.